Succesvollere projecten? Meer controle over je budget? Tips uit de praktijk.

Aanleiding voor deze blog is a) een leuk artikel dat ik enkele weken geleden zag in de NY-times, b) een presentatie die we (Stijn en ik) vorige week mochten geven op het Flexival in Amsterdam.

Meer controle over je geld

Om met het artikel (in de geest van een soort ‘eindejaarsartikel’) te beginnen (link naar artikel ny-times) : de auteur vraagt zich af hoe moeilijk het kan zijn om meer controle te krijgen over je geld of je budget? Er zijn de afgelopen jaren tientallen boeken verschenen met ronkende titels in de trant van ‘In zoveel stappen geld besparen’, ‘Persoonlijke financiën hoeft niet moeilijk te zijn’, afijn allemaal met de boodschap ‘how to get rich’ (of minder ‘poor’) en/of ‘being happy with less’.

Die boeken worden goed verkocht en dus waarschijnlijk veel gelezen. En, zoals gezegd, het is allemaal best eenvoudig, het is zoals de Amerikanen zo mooi zeggen geen ‘rocket-science’. En toch, zo constateert de auteur van het artikel, waarom gaat het in de praktijk dan zo vaak mis? Waarom blijven er dan maar steeds nieuwe boeken verschijnen die in essentie steeds dezelfde boodschap en dezelfde stappenplannen verkondigen? Zo komt ie op het idee om enkele auteurs van die succes-boeken over geld-besparen te vragen naar:

  • Waarom gaat het zo vaak mis? Waarom is het toch moeilijk om geld te besparen?
  • Hoe doe je het nu zelf eigenlijk? Als expert zeg maar.

Hij vraagt de auteurs om hun beste tips (en verklaringen) handgeschreven op een briefje te zetten (een ‘index-card’). Hier een voorbeeld (uit het artikel) van zo’n handgeschreven briefje dat een van de boekenschrijvers instuurde:

 

succesvolle projecten - 1

 

Tja, het is natuurlijk wel een meta-onderzoek. Iemand die een boek met tips schrijft over geld besparen vragen naar de beste tips? Maar ik was meteen getriggerd door deze aanpak:

  • Hij heeft een hele serie schrijvers (experts in de budgetkunde) gevraagd dit te doen. Dat geeft een nieuwe dimensie: is er sprake van een patroon?
  • Er zit een boeiende paradox in de vraagstelling: iets is in wezen heel simpel en toch is het (in de praktijk) zo moeilijk. Hoe kan dat nou?

Wat ik gedaan heb is alle kaartjes bekeken en er een mindmap van gemaakt. Let dus goed op: de beste boeken op het gebied van tips om geld te besparen, daar dan de beste tips uit en die weer bij elkaar gezet van meerdere succesvolle auteurs! En dat dan weer in een mindmap. Beter dan dit gaat het niet worden ….. (this is as good as it gets). Hier komt ie dan:

De mindmap geld besparen

succesvolle projecten - 2

 

Waarom lukt het volgens de auteurs van de boeken in de praktijk zo moeilijk? Dat is vooral door de voortdurende verleidingen om ons heen, elke dag worden we weer bloot gesteld aan al die mooie nieuwe producten die roepen ‘koop ons’. We kunnen de verleiding niet weerstaan, we hebben met andere woorden een gebrek aan zelfdiscipline. Een andere belangrijke reden is dat we te weinig vooruit plannen en/of onvoldoende gebruik maken van ‘ingebouwde verplichtingen’ of automatismen. Als we ons voornemen om elke maand een bedrag apart te zetten en we doet dat door aan het eind van de maand te kijken wat we over hebben houden, dan gaat dat (blijkbaar) niet goed. Op het moment dat we dit gaan automatiseren (elke maand een vast bedrag van je lopende rekening naar je spaarrekening) dan hebben we geen echte keuze meer. Dan moeten we het gewoon doen met het geld dat we daarna nog wél tot onze beschikking hebben.

Uiteindelijk gaat het nog dieper. Het zit niet (alleen) in de techniek dat je meer geld overhoudt (en een makkelijker leven kan leiden zonder schulden) maar het zit (ook) in de psychologie, in je hoofd, in je overtuigingen. In de mindmap zien we dat ook terug komen. Voortdurend nadenken over wat je écht nodig hebt (en wat vooral dus niet), je niet gek laten maken door je omgeving, je realiseren dat veel goederen je niet gelukkig maken (of maar eventjes). En de (weinige) spullen die je dan wél koopt, daar dan heel lang mee doen. Het geld dat je dan overhoudt dat boek je elke maand automatisch over naar je spaarrekening.

Ik haal er twee belangrijke overtuigingen uit (die ook wel wat Amerikaans zijn) die het grote verschil maken:

  • Fall in love with savings (verliefd worden op sparen).
  • Hate debts (een bloedhekel krijgen aan schulden)

Oh, wat zou je hier mooie oefeningen mee kunnen maken!

Ook in Nederland is dit patroon van handelen en denken in een aantal boeken terecht gekomen. Denk bijvoorbeeld aan de boeken van Gerhard Hormann (o.a. Hypotheekvrij!) die laten zien hoe je met zuiniger leven in een beperkt aantal jaren van je ellendige hypotheek kan afkomen. Daarna heb je de beschikking over een basisinkomen van € 1.000 in de maand omdat je geen geld meer kwijt bent aan wonen (ja, je hebt nog je gas, water, licht, ozb etc maar het scheelt enorm). De ‘twist’ in de boeken van Hormann is dat het niet (alleen) gaat over jarenlang afzien in armoede, maar dat het juist tot nieuwe inzichten en nieuw genot leidt. ‘Meer doen met minder’, dat wordt een levensmotto dat verrijkt en verruimd (not unlike ‘slimme financiering’ wat mij betreft).

De moraal is: het is eigenlijk heel makkelijk (uit te leggen) maar oh zo moeilijk om voor elkaar te krijgen. We hebben daar eerder over geschreven als het gaat over ‘afvallen’ of ‘diëten’. Iedereen weet hoe je de gewenste staat van ‘minder dik’ kunt bereiken: minder eten en meer bewegen. Dat je daar dan toch steeds weer een nieuw boekje over kunt schrijven? Ook hier geldt dat het moeilijk is omdat we de voortdurende verleiding niet kunnen weerstaan. En dat heeft weer te maken met de dieperliggende ontbrekende overtuigingen (‘you have to hate fat food’, ‘fall in love with sla’ of zoiets) en/of het gebrek aan automatismen (geen chips in huis, geen auto voor de deur etc).

En ook onze eigen ‘slimme financiering’ (hoe krijg je een project voor elkaar als er even te weinig middelen voorhanden zijn?) is in wezen simpel uit te leggen en in de praktijk zo moeilijk voor elkaar te krijgen. ‘Slimme financiering’ is in de kern: minder uitgeven en meer verdienen (zie deze mindmap van alweer wat jaartjes geleden). Ja zo flauw is het (maar daarom niet minder waar). In de praktijk is het zo moeilijk omdat we vol zitten met dieperliggende overtuigingen die in de weg zitten (het moet ‘mooi’ worden, een ‘statement’ zijn, vasthouden aan een te duur plan, niet kijken naar goedkopere alternatieven etc, ‘you have to fall in love with cheap solutions’, ‘you have to get an eye to see what others benefit from it’) en/of een gebrek hebben aan automatismen (tegendenken niet organiseren, napraten wat anderen zeggen). Dat is de reden dat we al vrij snel meer aandacht hebben gevraagd voor de zogenaamde ‘denkfouten’ literatuur.

Mutual Gains Approach en het Flexival

En dan eindelijk naar de tweede aanleiding voor deze blog: onze aanwezigheid op het Flexival dat vorige week plaats vond in Amsterdam. Op het jaarlijkse Flexival komen ruim 50 professionals bij elkaar uit de wereld van ondergronds ruimtegebruik. Deze professionals zijn vaak werkzaam voor ministeries, provincies, gemeentes, Rijkswaterstaat, projectontwikkelaars, architectenbureau etc. De vraag aan ons wat de aanpak die bekend staat onder ‘Mutual Gains Approach’ (a.k.a. MGA) kan betekenen voor de praktijk van (de projecten of processen rondom) ondergronds ruimtegebruik.

De inhoud van de MGA-aanpak valt buiten het bestek van deze blog, wellicht kunnen we daar in de toekomst een aparte serie blogs aan wijden. Het artikel uit de NY-times over het beheren van je budget bracht ons op het idee om de deelnemers van onze workshop te vragen naar hún tips en die op te schrijven. Centrale vraag: welke tips geef jij een jonge startende collega mee om een project succesvoller te laten verlopen? Deze vraag stelden we helemaal vooraan dus zonder dat we nog iets over onze ervaringen (met slimme financiering, met MGA) hadden verteld. Ons vermoeden vooraf was dat wederom zou gelden:

  • Er zal vrij snel een patroon zichtbaar worden in de tips die we van de deelnemers krijgen.
  • In wezen is het allemaal niet zo moeilijk om een succesvol project te realiseren. Dat is snel uit te leggen. Geen ‘rocket-science’ dus.
  • Maar ondertussen is het oh zo moeilijk in de praktijk en gaat het te vaak mis.

Het laatste punt hebben we niet gevraagd en is wellicht iets voor een later experiment. De eerste twee punten kwamen aardig uit. Hieronder zie je enkele ingevulde post-its van de deelnemers met hun tips ‘wat te doen om je project beter te laten slagen’:

 

succesvolle projecten - 3

 

En wederom heb ik alle briefjes op een rijtje gelegd en ben op zoek gegaan naar het patroon in de tips. Ik kom tot de volgende mindmap ‘meer succes met je project’:

 

succesvolle projecten - 4Wat valt op bij succesvolle projecten?

De tientallen tips konden vrij makkelijk worden geclusterd. Er ontstaat een driedeling 1) Het maken van een mindmap is uiteindelijk een subjectieve keuze. Ik sluit niet uit dat iemand anders met dezelfde input tot een andere indeling komt. :

  • Techniek
  • Jouw persoonlijke rol als projectleider
  • De rol van anderen in het project

De techniek is helder. Je moet een plan van aanpak maken, dingen op papier zetten, je tijd managen en prioriteiten stellen. Dit is als het ware de ‘bovenstroom’, wat je objectief moet doen. Hier zijn honderden boeken over geschreven en vele stappenplannen beschikbaar. Allemaal logisch en geen rocket-science. Het equivalent van ‘minder-eten-meer-bewegen’ van het afvallen. Maar als het allemaal zo simpel zou zijn …. Daarom gaan de andere twee takken van de mindmap over de meer (inter-) subjectieve en persoonlijke kanten van het project. De ‘onderstroom’ van je project als het ware. Wat ik hier vooral uit haal is dat je goed moet luisteren en je kwetsbaar moet opstellen (verwachtingen uitspreken, risico’s bespreken). Met name het (gebrek aan) persoonlijk contact wordt als faalfactor genoemd: te veel gaat de communicatie via e-mails en schriftelijke stukken. Voor onze bespreking van het nut van MGA was het mooi dat in deze groep spontaan naar voren kwam dat een groot deel van het succes zit in het maken van allianties (wat in MGA-speak ‘het vergroten van de koek’ wordt genoemd). Hier haal ik met name uit dat de blik naar buiten moet, dus vragen hoe anderen het doen en ruimte maken voor andere geluiden (kritiek, 2nd opinion, andere disciplines, zie ook: onder ‘tegendenken’).

Nou lijkt het of we een stap verder zijn …. Is dat ook zo?

We hebben nu een tweede laag ontdekt: behalve de techniek (schrijven van plannen) is er de onderstroom (luisteren, allianties etc). Zo dat is dan opgelost, dan gaan we het voortaan zo doen!

Helaas, ook hier geldt weer: simpel stappenplan, moeilijk om uit te voeren. It’s not the strategy (that matters) but the execution of the strategy (that matters). Geen idee van wie die uitspraak komt overigens. Uiteindelijk telt dan toch de ervaring, het vele malen doen, het leren van je eigen fouten, tussen de regels door kunnen lezen en wat niet al. Het zou zo maar kunnen zijn dat ‘in the end’ deze waarheid niet te codificeren valt in stappenplannen en manuals. Ik weet het niet en sluit het ook niet helemaal uit overigens. Het doet me in ieder geval denken aan een boek dat ik vele jaren geleden las van Malcolm Gladwell ‘Uitblinkers’. Echt goed in iets word je niet zomaar door een stappenplan te volgen. Zelfs het grootste genie met alle talenten in huis moet 10.000 uur oefenen en fouten maken om naar buiten het grote succes uit te stralen. 2) Overigens bedenk ik me nu dat ik weer te veel nadruk leg op het behalen van succes. Dat is weer een denkfout. Je kunt prima en jarenlang functioneren zonder dat je ook maar in de verste verte het succes van de Beatles bereikt. Genoegen nemen met een tandje minder kan heel vruchtbaar werken. Toch een beetje de kern van de ‘meer doen met minder’ aanpak. Zelfs de Beatles hebben voordat ze doorbraken die 10.000 uur op de teller gemaakt door avond aan avond in de Hamburgse bierkellers op te treden. 3) Overigens was ik in de gelukkige omstandigheid om onlangs een live-optreden van ‘The analogues’ mee te mogen maken. Een integrale uitvoering van de ‘Magical mystery tour’ van de Beatles. Een optreden dat door de Beatles zelf nooit is gedaan, het gaat om een gemixed studio-album dat nooit live te horen is geweest. Een kopie van een origineel dat er nooit is geweest dus …. Ook hier durf ik wel de weddenschap aan dat de leden van ‘The analogues’ hun uren op de teller hebben. Een geweldige ervaring, dank daarvoor!

Rudy van Stratum

Met dank aan de deelnemers van onze workshop van vorige week (en dank aan Henk Werksma voor de organisatie en voor de uitnodiging op te mogen treden).

   [ + ]

1. Het maken van een mindmap is uiteindelijk een subjectieve keuze. Ik sluit niet uit dat iemand anders met dezelfde input tot een andere indeling komt.
2. Overigens bedenk ik me nu dat ik weer te veel nadruk leg op het behalen van succes. Dat is weer een denkfout. Je kunt prima en jarenlang functioneren zonder dat je ook maar in de verste verte het succes van de Beatles bereikt. Genoegen nemen met een tandje minder kan heel vruchtbaar werken. Toch een beetje de kern van de ‘meer doen met minder’ aanpak.
3. Overigens was ik in de gelukkige omstandigheid om onlangs een live-optreden van ‘The analogues’ mee te mogen maken. Een integrale uitvoering van de ‘Magical mystery tour’ van de Beatles. Een optreden dat door de Beatles zelf nooit is gedaan, het gaat om een gemixed studio-album dat nooit live te horen is geweest. Een kopie van een origineel dat er nooit is geweest dus …. Ook hier durf ik wel de weddenschap aan dat de leden van ‘The analogues’ hun uren op de teller hebben. Een geweldige ervaring, dank daarvoor!

Plaats een reactie

Uw e-mailadres wordt niet gepubliceerd.


*